Personvernerklæring

Rett til innsyn

Som privatperson har du lovfesta rett til å rett til å få vite kva informasjon kommunen måtte ha om deg som individ. Kommunen har plikt til å gi deg innsyn i dette innan 30 dagar. Innsynet skal omfatte minimum desse opplysningane :

• Kva informasjon kommunen har om deg.
• Kvar opplysningane er henta frå.
• Føremål og heimel for bruk av informasjonen.
• Rutinar for lagring og sletting.
• Kven kommunen kan dele informasjonen med.
  

Det er gratis å få innsyn og du kan vende deg anten til kommunen sentralt eller den delen av kommunen du ønskjer innsyn frå, for eksempel barnevernet eller fastlegen.

Rett til korrigering av feilaktige opplysingar
Du har rett til å krevje at personopplysing om deg som ikkje er korrekt, vert retta eller fjerna.

Rettar ved automatiserte avgjerder
Når kommunen baserer saksbehandlinga si på eit dataprogram, for eksempel dersom du blir automatisk overdregen ein barnehageplass, har du rett til:

• å seie meininga di
• å klage på avgjerda
• å krevje at eit menneske gjennomgår saka.

Kommunen skal informere deg om at dei bruker automatisk saksbehandling og kva konsekvensar det har for deg.

Rett til sletting
I nokre tilfelle kan du krevje at opplysingane dine blir sletta. For eksempel når det ikkje lenger er nødvendig å behalde opplysingane dine. Det er ein del unnatak til denne retten, og eitt av dei er dei offentlege styresmaktene si arkiveringsplikt.

Dersom dette medfører at kommunen ikkje lenger kan gi deg same tenestetilbod som før, skal du gjerast merksam på det.

Les meir om rettane dine her:
Rett til retting (Datatilsynet) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Rett til innsyn (Datatilsynet) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Rettar ved automatiserte avgjerder (Datatilsynet) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Rett til sletting (Datatilsynet) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Om bruk av fødselsnummer (Datatilsynet Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Lover

• Rett til innsyn, personvernforordninga artikkel 15 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
• Rett til retting, personvernforordninga artikkel 16 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
• Rett til sletting, personvernforordninga artikkel 17 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
• Rettar ved automatiske avgjerder, personvernforordninga artikkel 22 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Personvernforordningen Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Personopplysningsloven Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Rettleiing - korleis få utført eller motta tenesta
Du kan ta kontakt med kommunen sentralt, for eksempel ved kundetorget, eller til det enkelte tenesteområdet.

Saksbehandling
Kommunen skal vurdere alle innsynsspørsmål og gi eit svar eller utføre den etterspurte handlinga snarast mogeleg, og seinast innan ein månad.

Høve til å klage
Dersom du meiner at personvernrettane dine ikkje er blitt følgt, kan du klage til kommunen. Du kan også klage til Datatilsynet - les meir her Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Etter artikkel 37 Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu. i Personvernforordninga har kommunen plikt å peike ut personvernombod. 

Personvernombodet skal sjå til at kommunen handsamar personopplysingar i samsvar med gjeldande lover og føresegner.

Personvernombodet skal blant anna bidra til at verksemda:

• Informerer om kva personopplysningar som vert samla inn og kvifor.
• Halda oversikt over opplysningane som vert handsama.
• Gjev innsyn til den opplysningane gjeld.
• Kontrollerer tilgangen til opplysningane.
• Ber om samtykke frå den opplysningane gjeld før opplysningane vert handsama.
• Beskyttar informasjonen slik at den ikkje kjem på avvegar.
• Vurderer risiko for tryggleiksbrot og konsekvensar.
• Slettar personopplysningar det ikkje lenger er behov for.

Eit personvernombod er ein ressursperson som styrker verksemda sin kunnskap og kompetanse om personvern. Personvernombodet rettleier verksemda slik at personopplysningar vert handsama på ein god måte og i tråd med regelverket.

Personvernombod i Fitjar kommune er Bente Fitjar.
Ho kan nåast på telefon 45 70 09 38, eller e-post personvernombod@fitjar.kommune.no 
 

Meir informasjon om personvernombod finn du på Datatilsynet sine nettsider. Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Fitjar kommune er behandlingsansvarleg og nyttar og handterer personopplysningar om tilsette.  Personvernerklæringa gir tilsette informasjon om korleis Fitjar kommune behandlar personopplysningane og kva rettar tilsette har.

Tryggleiksansvarleg
Personal- og organisasjonssjef Ann Charlotte Hageberg
e-post: annhag@fitjar.kommune.no

Kva personopplysningar kommunen har om dei tilsette
Personopplysningar er alle opplysningar som kan knytast til den tilsette som enkeltperson. 

Under er typiske opplysningar kommunen registrerer:
Namn, alder, kjønn, nasjonalitet, personnummer, bustadadresse, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg vert kontonummer og medlemskap i fagforeiningar lagra for utbetaling av løn. For å evt registrera tal sjukedagar i samband med sjukt barn, treng kommunen opplysningar om tal barn og alderen deira. 

I samband med tilsetjingsprosessen vil kommunen også lagra tilsette sin CV for resten av tilsetjingsforholdet og uttalar frå referansar og interne vurderingar. Det er også naudsynt å behandla dei tilsette sine helseopplysningar i samband med sjukefråvær og sjukemeldingar samt tilhøyrande sjukefråværsoppfølging. 

I samband med dei tilsette sitt arbeidsforhold registrerer kommunen ei rekkje andre ulike personopplysningar

Det vil vera opplysningar om tilsetjingsdato, stilling, stillingsomtale, referat frå medarbeidarsamtalar og andre evalueringar, lønsutvikling og informasjon knytt til karriereutvikling. Kjeldene for slik informasjon vil dels vera verksemdssystem og dels andre arbeidstakarar. Kommunen lagrar også informasjon om bonus, utlegg, andre utgifter, forsikringar, pensjon, kredittkort som kommunen svarer for mm.

Kommunen registrerer personopplysningar i samband med permisjonar, pensjon og avslutning av tilsetjingsforholdet. 

Handtering av eventuelle åtvaringar, varsling og klager kan også gjere det naudsynt å behandla personopplysningar, anten den tilsette varslar sjølv eller om nokon skulle varsle for vedkomande.

Kva vert personopplysningane brukt til?
Det rettslege behandlingsgrunnlaget er anten at behandlinga er naudsam for å oppfylla arbeidsavtalen med den tilsette, at kommunen er pålagt behandlinga i lov eller har ein velgrunna interesse i behandlinga som overstig eventuelle personvernmessige ulemper for den tilsette.

Kommunen treng å bekrefta identitet og bakgrunn til den tilsette og brukar kontaktinformasjonen og oppgitte opplysningar til dette.

Kommunen treng å administrera arbeidsforhold og karriereutvikling og brukar dei mange ulike opplysningane som vert generert medan de er tilsett i kommunen til dette.

Kommunen treng å betala dei tilsette løn og andre økonomiske kompensasjonar, samt pensjonsforpliktingar og forsikringsordningar og brukar dei lønsrelaterte opplysningane til dette. Hovudregelen i rekneskapslovgjevinga er at opplysningar knytt til lønsutbetalingar skal lagrast i fem år. Andre opplysningar vil bli oppbevart så lenge det er naudsynt ut i frå formålet med at opplysningane vart innhenta.

Utlevering av informasjon til tredjepart
Kommunen deler ikkje tilsette sine personopplysningar med tredjepart utover leverandørar der kommunen har inngått Databehandlaravtalar, eller kor det å dela personinformasjon er ein naturleg del av det å kunne utøva pliktene sine gjennom sin stilling i kommunen, eller kor offentlege myndigheter krev dette (som Skattemyndighetene, NAV).

System der tilsette sine personopplysningar er registrert
Dei tilsette i Fitjar kommune brukar ulike datasystem der det kan bli registerert personopplysningar om den enkelt tilsette.

Kor lenge vert personopplysningane lagra?
Kommunen  lagrar dei tilsette sin personopplysningane så kort som mogleg og kun så lenge som det er naudsynt, eller er pålagt lagring ved lov.

Dersom arbeidsforholdet vert avslutta på grunn av ein konflikt mellom ein tilsett og kommunen, blir personopplysningane til den tilsette, samt e-postar, lagra.

Tilsette sine plikter i forhold til behandling av personopplysningar
Det er viktig at tilsette behandlar personopplysningar i samsvar med reglane om personvern.

Innsyn i e-post
Personvernregelverket opnar for at kommunen i bestemte tilfelle kan setja i verk innsyn i e-postkassa til tilsette, mobiltelefon og anna utstyr som er stilt til rådvelde for tilsette.

Dette kan skje dersom det er naudsynt for å ivareta den daglege drifta eller andre med rettkome interesser ved verksemda eller ved mistanke om at handlingane er eit grovt brot på dei plikter som følgje av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppseiing. Alt slikt innsyn vil bli gjort på line med lova sine reglar om dette

Rettigheiter
Den tilsette har rett til innsyn i personopplysningane sine. Dersom personopplysningane er feil, har den tilsette rett til å få dei retta. Personopplysningar som kommunen eventuelt ikkje har grunnlag for å behandla, skal slettast og den tilsette kan krevja dette gjort.

Den tilsette kan be om at kommunen avgrensar bruken av personopplysningane sine. Den tilsette har rett til å be om at personopplysningane sine vert overført til seg eller til ei anna verksemd.

Den tilsette kan motsetja seg kommunen sin bruk av  opplysningane sine. Den tilsette kan også motsetja seg å vera objekt for heilt automatiserte individuelle avgjerder av rettsleg karakter.

Teieplikt
Arbeidstakar har teieplikt om alle opplysningar og informasjon han/ho får eller blir kjend med om arbeidsgjevaren si verksemd i samband med, eller knytt til, utøving av arbeidet eller på anna måte. Dette gjeld uavhengig av på kva måte arbeidstakaren får informasjonen og uavhengig på kva måte informasjonen eventuelt er lagra.

Vidare kan ikkje arbeidstakar ta med seg informasjon som høyrer til kommunen, ut av kommunen  eller oppbevara eller lagra slik informasjon utanfor verksemda, f.eks. elektronisk informasjon på pc eller anna medium som ikkje tilhøyrer arbeidsgjevar. Ved opphøyr av arbeidsforholdet skal all lagra informasjon, uavhengig av lagringsform, både i dokument og elektronisk medium, leverast inn uoppfordra til arbeidsgjevar, seinast ved sluttdato.

Denne erklæringa gjer greie for korleis omsynet til personvern vert handtert av Fitjar kommune i samband med innsending av personopplysningar ved bruk av elektroniske skjema.  Ved bruk av våre elektroniske løysingar, ønskjer me at du skal kjenne deg trygg på at gjeldande lover og føresegner vert fulgt.  Sikker handsaming av data vil til ei kvar tid vere dokumentert etter gjeldande lovverk.

Føremålet med handsaminga av personopplysningar
Opplysningar du gjev i skjemaet vert oversendt til Fitjar kommune. Opplysningane gjer kommunen i stand til å handsame din førespurnad. Opplysningane du gjev vert handsama på same måte som om du hadde sendt inn eit papirskjema.

Lov om behandling av personopplysningar
Denne personvernerklæringa følgjer regelverket i Lov om behandling av personvernopplysninger Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu. med tilhøyrande føresegn. 

Kommunedirektøren i Fitjar kommune er etter lova handsamingsansvarleg i Fitjar kommune. Det daglege ansvaret for pliktene til den handsamingsansvarlege er lagt til kommunen sine einingsleiarar.

Personopplysningar
Dersom du føler at personvernet ditt er sikra ved denne erklæringa, samtykkjer du til lagring av dei innsamla data om deg. Samtykket godkjenner våre retningsliner for personvern og gjeld som samtykke for korleis me handsamar opplysningane.

Lagring av opplysningar
Opplysningane du har tasta inn vil ikkje vere tilgjengeleg for mottakar, Fitjar kommune, før du bestemmer deg for å sende inn søknaden. Ved å velje "send", har du samstundes samtykt i at Fitjar kommune kan få og lagre desse opplysningane. Nøkkelopplysningar frå tidlegare innsende søknader vert automatisk henta opp når du startar ein ny søknadsprosess.

Sikker dataoverføring
All overføring av opplysningar mellom din datamaskin og vår server går føre seg via sikra datakommunikasjon.

Rett til innsyn og rett til sletting av personopplysningar
Du har rett til å sjå opplysningane du har sendt inn. Dersom du finn opplysningane unøyaktige eller ufullstendige, kan du krevje å få opplysningane endra eller sletta.

Kva om du ikkje samtykker?
Dersom du ikkje samtykker i at personvernet er godt nok, vil du ikkje kunne nytte elektronisk skjermdialog. I staden ber me deg nytte utskriftsvennlig versjon av skjema.

Aldersgrense
Du stadfestar at du er over 18 år.

Vidareformidling
Me skal ikkje selje, bytte eller på anna vis vidareformidle informasjon av nokon art, om deg, til tredjepart utan at du samtykkjer til dette.

Kontakt
Dersom du har spørsmål om personvernerklæringa, kan du kontakta tryggleiksansvarleg Ann Charlotte Hageberg, eller personvernombod Bente Fitjar på fitjar@fitjar.kommune.no

Som innbyggjar og brukar av offentlege tenester kan du lese sakslista for eit politisk utval, søknader, avslag og andre sakspapir frå ein PC der du måtte ønskje. Dette er eit ledd i informasjonsstrategien til forvaltninga der internett i aukande grad vert nytta til å publisere saksdokument. Ein kan ikkje publisere dokument som er unnateke offentleggjering, eller som inneheld sensitive personopplysningar eller fødselsnummer.

Kommunen må gjere ei konkret vurdering der ein set omsynet til offentleggjering opp mot personvernet før ein publiserer dokumenta. 

Målgruppe
Innbyggjarar og brukarar av offentlege tenester

Kriterium/vilkår
Det er høve til å publisere:

• Offentlege journalar (med opplysningar om kven som har kome med ein førespurnad om ei bestemt sak)
• Dokument som ikkje er unnateke offentleggjering og der omsynet til personvernet ikkje talar mot publisering

Dokument til og frå offentlege etatar, næringsdrivande o.a. inneheld sjeldan personopplysningar som skulle føre til at ein ikkje kan publisere desse på internett. Når det gjeld dokument som inneheld opplysningar om meir private forhold, er det personopplysningslova som set grensene for kva kommunen kan publisere.  

Sensitive personopplysningar (som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold) er ofte omfatta av teieplikta, og ein vil derfor ikkje kunne publisere slike utan samtykke. Det same gjeld andre personopplysningar som ikkje er underlagt teieplikt, men der den det gjeld, vil kunne kjenne det tyngjande dersom dei blir offentleg kjende. Dette kan for eksempel gjelde opplysningar om utdanning og yrkeserfaring. Ein kan ikkje publisere fødselsnummer på internett.

Datatilsynet: Publisering på Internett Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Lover
Personopplysningslova Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Forvaltningsloven § 13 (taushetsplikt) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Offentleglova Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
Offentlegforskrifta § 7 (dokument på internett) Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.